Città degli archivi

Denominazione:

Archivio dell'Istituto tecnico commerciale Pier Crescenzi

Tipologia:

fondo

Data:

1865 ago. 19 - 2009 set. 21

Consistenza:

2381 regg., 647 bb., 25844 fascc.

Descrizione:

Si compone della documentazione prodotta dall'Istituto tecnico commerciale Pier Crescenzi di Bologna tra il 1862 e il 1996, e in particolare delle carte riconducibili all'attività amministrativa dell'Ufficio degli affari generali, incaricato della tenuta della corrispondenza, della contabilità, del patrimonio e del personale, e dell'Ufficio alunni e didattica, responsabile della gestione degli studenti, degli esami di ammissione e di profitto e delle attività in aula.

Storia archivistica:

Il materiale archivistico dell'Istituto Pier Crescenzi risultava, all'inizio dell'intervento di riordino, distribuito in dodici stanze, dislocate in diverse aree dell'Istituto: quattro stanze si trovano nella soffitta (stanze 305, 307, 309, 311); tre nella cantina (stanze 1, 2, 3); cinque al piano terra (la biblioteca e le stanze 11, 69, 70, 72).
Si è proceduto alla ricognizione stanza per stanza, indipendentemente dal contenuto delle singole stanze; al termine del lavoro, abbiamo stilato degli indici word dettagliati di tutto il materiale oggetto di ricognizione, che ammontava in totale a circa 11.437 registri, 2.811 buste, 1.672 fascicoli, 698 pacchi, 597 raccoglitori, 167 scatole, 102 scatoloni, 41 cartelline, relativo ai tre Istituti Crescenzi, Crescenzi-Tanari, Pacinotti.
In soffitta, la stanza 305 era pressoché inagibile per la polvere e il disordine: abbiamo pertanto dovuto spostare tutto il materiale in essa contenuto (registri del professore, pacchi di elaborati degli esami di riparazione) in parte in un armadio del corridoio che attraversa la soffitta, in parte nella stanza 311, dove si trovavano anche le buste della contabilità e dei bilanci. Nella stanza 309, invece, si trovavano registri del professore e di classe: anche i pacchi con gli elaborati degli esami di maturità che erano originariamente contenuti in tale stanza siamo stati costretti a spostarli, per motivi di praticità, lungo il suddetto corridoio, onde poter procedere con maggior agio alla conta dei registri. La stanza 311, infine, conteneva sia buste con la corrispondenza protocollata e con i verbali dei consigli di classe, sia i pacchi con gli elaborati degli esami di riparazione spostati - come già detto - dalla stanza 305.
La stanza 11 contiene fascicoli relativi al personale, agli alunni, al "San Giuseppe", al "Sacro Cuore" e alle "Maestre Pie"; nella stanza 69 sono allogati materiali relativi alla didattica, con elaborati, fascicoli alunni, verbali di consigli, registri degli esami di idoneità, maturità, abilitazione; nella 70 si trovano ancora elaborati; nella 72, buste di contabilità, l'unica stanza in cui il materiale archivistico era ben suddiviso in base ai tre Istituti: Crescenzi, Crescenzi-Tanari, Pacinotti.
In cantina, nella stanza 1 si trovano corrispondenza e protocollo; nella 2, elaborati di idoneità, maturità, abilitazione e riparazione; nella 3, registri del professore e di classe, nonché il fondo "Leopardi" e i documenti della "Fondazione Piretti".
Dopo la ricognizione si è proceduto allo scarto d'archivio, in base al massimario di scarto in vigore, di alcune serie: regg. di professore,
Si è proceduto a spostare il materiale cartaceo dalla soffitta nelle altre stanze suddette, distinguendo le carte prodotte dal Crescenzi, dal Pacinotti e dal Crescenzi Tanari e mantenendo ogni serie completa nello stesso locale.
Per quanto riguarda la documentazione relativa all'"Amministrazione": "Carteggio" (1963-1996); "Registri del protocollo" (1962-1997); "Esercizi finanziari" (1916-1997) risultano complete, non hanno subito dispersioni importanti.
Lacunosi, invece, sono gli inventari, mancano gli anni fino al 1929 e le tasse scolastiche coprono un arco cronologico abbastanza breve, dal 1970 al 1991.
Una serie completa sono i "Fascicoli alunni", presenti dall'anno di fondazione dell'Istituto fino ad oggi e i "Fascicoli personale docente e non docente" dal 1927 al 2000.
Per quanto riguarda invece la documentazione di natura "Didattica", la stessa volontà di conservazione ha salvato gli "Esami di maturità" (1960-1997); "Registri degli esami di maturità"(1966-1996); "Registri generale dei voti" (1966-1996); "Verbali dei consigli di classe" (1974-1994). I "Verbali degli scrutini" sono presenti, solamente dal 1963 al 1975.
Alcune dispersioni ha subito la documentazione relativa agli "Esami di riparazione e idoneità" (1970-1996) e ai "Compiti in classe", limitati solo al 1992-1993.
Le mancanze di documentazione nel fondo del Pier Crescenzi non lasciano dunque spazio a dubbi su scarti effettuati in tempi passati, di difficile determinazione. Vero è che fino agli anni '70 le scuole non hanno disposto di direttive specifiche in merito alla possibilità di eliminare documenti ritenuti non più utili. Il r.d. 4 maggio 1925, n. 653 (articoli 13 e 101) si limitava, infatti, ad indicare la conservazione di documenti prodotti per l'iscrizione alla scuola e agli esami, da tenere sei anni dalla cessazione di appartenenza dell'alunno alla scuola, e degli elaborati delle prove scritte, grafiche e pratiche d'esame, compreso quello di maturità, da conservarsi "per l'anno scolastico successivo a quello dell'esame". Solo nel 1972 il Ministero pensò di semplificare la procedura di scarto: mentre nel d.p.r. 30 settembre 1963, n. 1409 si prevedeva la formazione di una commissione di scarto in ogni scuola della provincia, con la circolare ministeriale n. 1 del 3 gennaio 1972 sarebbe stato l'Istituto interessato allo scarto a presentare autonomamente al Provveditorato agli studi competente l'elenco dei documenti da portare al macero.
Proprio questa nuova responsabilità delle scuole accelerò il delinearsi sempre più preciso di ciò che era bene o meno eliminare dagli archivi, come si legge nella successiva nota n. 16375 Div. IV del 25 ottobre 1972, dove si indicarono numerose serie da ritenersi a conservazione illimitata (registri di iscrizione degli alunni, delle assenze, verbali dei consigli di classe, domande di supplenza, giornali di classe e registri dei professori, prospetti di scrutini trimestrali e finali, e verbali di esame).
Anche i "Compiti in classe" e i "Giornali del professore", sottoposti a scarto nel 2008-2009 e conservati a campione secondo i termini della normativa vigente, al momento della ricognizione erano presenti solo dall'inizio degli anni '90. Il motivo di questa perdita va senza dubbio ricercato nel loro faticoso passaggio dall'archivio corrente a quello di deposito, visto il loro ingombro e l'accumulo che vanno a creare alla fine di ogni anno scolastico.

Al piano terra, la biblioteca contiene l'archivio storico del Pier Crescenzi (con buste che risalgono al 1862), il primo intervento di riordino ed inteventariazione, del 1993-1995, è stato eseguito da Alessandro Righini e Gabriele Bezzi per conto della Cooperativa di Ricerca e Consulenza Storica C.R.E.C.S. di Bologna. Il secondo intervento di riordino ed inventariazione, del 1997, è stato eseguito da Alessandro Righini per conto della Cooperativa di Ricerca e Consulenza Storica C.R.E.C.S. di Bologna.
Il terzo intervento di riordino ed inventariazione, del 2005-2006, è stato eseguito da Alessandro Righini

Previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica per l'Emilia-Romagna è stato portato a termine un massiccio intervento di selezione e scarto, articolato in due fasi successive.
Seguendo il "Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche (massimario)" sono stati eliminati carte, ormai prive del loro originale valore amministrativo: compiti in classe, regg. dei professori e mandati di pagamento.
Particolare attenzione è stata posta alle serie di cui è suggerita una conservazione a campione: i registri personali dei docenti e i mandati di pagamento.
Per una gestione dell'archivio più razionale sono stati inoltre predisposti degli spazi ad uso di archivio di deposito, dove i documenti possano essere conservati e poi selezionati per gli scarti annuali, secondo la normativa del piano di conservazione (dpr 445/2000, art. 68, c .1). Al termine di ogni anno tutta la produzione delle segreterie (quella degli Affari generali e Personale e quella degli Alunni e didattica), dei docenti e degli alunni sarà dunque spostata qui dagli uffici della gestione corrente secondo procedure codificate e sorvegliate dall'istituto.

Redazione inventario:
Inventario a cura di Letizia Guidi redatto tra il 2009 e il 2017 nell'ambito del progetto "Una città per gli archivi" promosso dalla Fondazione del Monte di Bologna e Ravenna e dalla Fondazione Cassa di Risparmio in Bologna.

Criteri di ordinamento:

Considerata la mancanza di un qualsiasi strumento di corredo precedente, l'inventario dà conto della storia archivistica del fondo, ricostruendo stratigrafia e sedimentazione delle carte che lo hanno composto negli anni.
Nella fase ricognitiva sono emersi il mediocre stato di conservazione, il disordine e il rischio di dispersione in cui versava il complesso archivistico, depositato in undici locali, privo di una netta separazione tra i vari Istituti (Crescenzi, Crescenzi-Tanari, Pacinotti), per l'incremento continuo del materiale, con casi di accumulo che stavano compromettendo l'accesso stesso alle stanze.
Le operazioni di scarto, eseguite in due fasi successive, hanno reso più leggibile il lavoro di ricomposizione "ideale" e "fisica" delle serie e più chiara l'identificazione delle continuità e lacune del fondo storico.
L'inventario si struttura sulla base di una suddivisione logica e fisica del materiale, ordinato per sezioni e serie distinte, in accordo con il funzionamento e le competenze dei due uffici preposti alla produzione e gestione documentaria: l'Ufficio degli affari generali (che si occupa anche del Protocollo e dei documenti di Contabilità e Patrimonio) e l'Ufficio alunni e didattica.
Questa ripartizione non corrisponde soltanto ad articolazioni organizzative interne, ma individua anche una consolidata pratica di divisione di compiti e responsabilità nella compilazione e nel reperimento dei documenti amministrativi e didattici della scuola.
L'ordinamento in serie e sottoserie ha seguito criteri di volta in volta diversi, in rapporto ad una casistica ampia di produzione, archiviazione (per ordine alfabetico, cronologico, o misto), ma sempre tenendo presente l'importanza dell'omogeneità descrittiva di ogni parte, per la fruizione e reperimento dei documenti.
Fanno parte della sezione "Amministrazione" le serie "Carteggio" e "Registri di protocollo", che sono state riordinate per ordine cronologico (secondo l'anno solare) come le sottoserie "Esercizio finanziario", "Inventari" e "Tasse scolastiche" della serie "Contabilità e patrimonio".
Invece, la serie, "Alunni" è stata ordinata in base al numero di matricola associato agli alunni al momento dell'iscrizione all'Istituto, mantenendo, in questo modo l'ordine adottato dall'Istituto stesso.
Relative alla sezione "Didattica" vanno segnalati i "Compiti in classe" e i "Registri dei professori", la cui cronologia mostra una descrizione a campione, frutto delle ultime operazioni di scarto.
Sono state riordinate in base all'anno scolastico le seguenti serie: "Esami di riparazione e idoneità", "Esami di maturità", "Registri di classe", "Registri generali dei voti", "Registri degli esami di maturità", "Verbali dei consigli di classe", "Verbale degli scrutini".

La documentazione è conservata da:

Istituto tecnico commerciale e per geometri Crescenzi Pacinotti

La documentazione è stata prodotta da:

Istituto tecnico commerciale Pier Crescenzi

Redazione e revisione:

Redatta in xDams , 28/01/2009 - 22/09/2017