Città degli archivi

Denominazione:

Archivio della Casa Lyda Borelli per artisti e operatori dello spettacolo

Tipologia:

fondo

Data:

1917 - 2005

Note alla data:

con docc. dal 1850 e al 2008.

Consistenza:

61 regg., 179 bb. (con 9 regg., 1064 fascc., 4 voll.), 17 voll., 3 cartelle

Descrizione:

Si compone della documentazione relativa all'amministrazione della Casa Lyda Borelli, nello svolgimento delle attività assistenziali e culturali, e al patrimonio mobile e immobile dell'istituzione. In particolare all'interno della sezione "Patrimonio immobile" sono conservati parte dei progetti e dei disegni architettonici relativi al teatro delle Celebrazioni, ancora oggi bene di proprietà della Casa.
A tale documentazione si affianca un'ampia sezione denominata "Lavori e progetti" all'interno della quale sono conservati e descritti planimetrie, progetti e disegni architettonici relativi alle diverse fasi di edificazione e ristrutturazione della Casa.

Regole di accesso ed uso:
Si ritiene che parte della documentazione potrebbe essere soggetta ai limiti di consultabilità di 40 e 70 anni previsti dal D.lgs. 22 gen. 2004, n. 42 (Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 122, c. 1).

Storia archivistica:

Il fondo della Fondazione Casa Lyda Borelli è prodotto e conservato presso la sede della Casa a partire dalle origini dell'istituzione, quindi dal 1917.
La documentazione non presenta tracce dell'utilizzo di alcun piano di classificazione, mentre la protocollazione dei documenti in entrata e in uscita viene avviata solo a partire dal 1969, in maniera peraltro non sistematica.
Sebbene non siano stati reperiti strumenti di corredo, attraverso le modalità di condizionamento rintracciate (le etichette apposte su alcune buste originali sulle quali erano annotati i nomi delle serie documentarie) è possibile desumere la denominazione delle serie originarie alle quali la documentazione prodotta i primi 20 anni circa doveva riferirsi. Le serie, così individuate e per le quali non è stato possibile stabilire un ordine originale preciso, dovevano essere:

-Statuti e regolamenti;
-Verbali dell'Assemblea dei soci e del Consiglio d'amministrazione;
-Corrispondenza;
-Ospiti;
-Articoli e giornali;
-Onoranze;
-Personale;
-Rendiconti;
-Bilanci e conti consuntivi;
-Oblazioni;
-Donazioni;
-Piante e progetti.

Le prime gestioni amministrative, dunque, avevano avviato un semplice sistema di ordinamento e reperimento della documentazione. Infatti la corrispondenza era raccolta annualmente, le domande di ammissione degli ospiti e la posizione personale dell'ospite ammesso erano conservati in fascicoli nominali, mentre la restante documentazione era probabilmente raccolta in fascicoli su cui era apposta una segnatura alfanumerica, come si evince dalle camice originali ancora presenti. Tale segnatura doveva corrispondere all'ordine che le unità avevano all'interno delle buste; infatti sulle etichette originali ancora esistenti a volte è riportato, oltre al nome della serie di appartenenza, i titoli dei fascicoli contenuti all'interno (n.d.r. Inoltre la collocazione fisica delle buste era segnalata negli inventari generali. Cfr. ad esempio: serie "Inventari generali", fascicolo "Inventario generale", 1962.).
La documentazione prodotta a partire dagli anni Sessanta e per tutti gli anni Ottanta si presentava al contrario più disordinata e lacunosa, nonostante l'introduzione della pratica della protocollazione. In particolare poca attenzione doveva essere posta alla conservazione dei documenti concernenti la gestione patrimoniale, la documentazione relativa al teatro delle Celebrazioni e in generale la documentazione contabile.
Durante il commissariamento e la successiva gestione di Franco Bassi, per ragioni dovute anche all'esigenza di ripristinare una situazione gestionale e amministrativa corretta, vi è stato probabilmente un primo accorpamento ed ordinamento della documentazione precedente, contestualmente al progetto di recupero e parziale riordino della biblioteca e dell'archivio, con particolare attenzione ai fondi di persona conservati presso la Casa; centrale è stata in questa fase la convenzione con l'Istituto per i beni artistici, culturali e naturali (Ibc) stipulata nel 1994 e di durata triennale, volta anche al riordino e alla valorizzazione del materiale librario.
A partire dal 2000, ed in particolare nel corso della gestione del presidente Lamberto Trezzini, affiancato da Onorina Grande, si avvia un concreto progetto per il riordino dell'archivio amministrativo della Casa. Come si legge nella relazione redatta nel novembre 2006 da Federica Rossi, responsabile dell'archivio e della biblioteca di Casa Lyda Borelli, le fasi previste dall'intervento sono state:

-individuazione delle serie archivistiche principali e redazione di un titolario per l'archiviazione futura;
-ricognizione del materiale corrente;
-parziale riordino della documentazione.

Al termine di tale intervento dunque, che fu effettuato da Federica Rossi e da Lorenza Miretti, la documentazione è stata in parte ricondotta alle serie di appartenenza individuate, e sommariamente accorpata all'interno delle buste secondo un criterio cronologico; è stato inoltre compilato un elenco di consistenza, un sommario inventario topografico e uno schema di ordinamento per la documentazione corrente. Inoltre la documentazione, che era conservata in più locali della villa, è stata trasferita in unico locale adibito ad archivio.

A partire dal 2008 è stato avviato un intervento di riordino complessivo e di inventariazione analitica della documentazione all'interno del progetto "Una città per gli archivi".

Redazione inventario:
Inventario a cura di Lorenza Iannacci redatto tra il 2008 e il 2011 nell'ambito del progetto "Una città per gli archivi", promosso dalla Fondazione del Monte di Bologna e Ravenna e della Fondazione Cassa di Risparmio in Bologna.

Criteri di ordinamento:

A partire dal marzo 2008, si è proceduto all'ordinamento e all'inventariazione analitica della documentazione, conclusasi nel 2011. Nel corso di tale intervento di riordino, relativamente alla struttura del fondo archivistico ci si è basati soprattutto sull'organizzazione amministrativa e contabile interna, sui diversi ambiti di attività della Casa Lyda Borelli e sulla gestione patrimoniale; si è inoltre rispettata, ove presente, la sedimentazione originale della documentazione e si è tenuto conto del precedente intervento di ricognizione e parziale riordino curato da Federica Rossi e da Lorenza Miretti. Sono state dunque mantenenute le serie originali e quelle individuate nel corso della ricognizione, e sono state formate nuove serie documentarie sulla base delle attuali pratiche organizzative e amministrative interne. In particolare è possibile identificare serie di documentazione omogenea o tematica relative a:
- l'attività gestionale e amministrativa della Casa (statuti, regolamenti, verbali degli organi direttivi, carteggio, etc.);
- l'attività assistenziale e di ospitalità (la serie degli ospiti, con i fascicoli personali degli ospiti ammessi, le domande di ammissione, etc..);
- le attività culturali e in generale rivolte ai rapporti con l'esterno (rassegna stampa, onoranze e commemorazioni, fascicoli per "affare" delle attività culturali);
- la gestione del personale;
- la documentazione contabile (bilanci, conti consuntivi, giornali di cassa, rendiconti, etc.);
- la documentazione relativa ai finanziamenti e al patrimonio mobile di proprietà della Casa (contributi e oblazioni, conti correnti, eredità, donazioni, inventari, etc..).
La documentazione è stata di conseguenza articolata nelle seguenti serie e sezioni:
- Atti costitutivi;
- Statuti;
- Regolamenti;
- Verbali dell'Assemblea dei soci e del Consiglio d'amministrazione;
- Verbali del Consiglio d'amministrazione;
- Atti del Consiglio d'amministrazione;
- Verbali dell'Assemblea dei soci;
- Atti dell'Assemblea dei soci;
- Atti e deliberazioni del commissario prefettizio;
- Fascicoli nominativi dei presidenti;
- Carteggio amministrativo;
- Protocolli;
- Rassegna stampa;
- Ospiti;
- Onoranze e commemorazioni;
- Attività culturali;
- Personale;
- Tesoreria e gestione economica;
- Bilanci;
- Conti consuntivi e finanziari;
- Giornali di cassa;
- Giornali di cassa inviati dalla Cassa di risparmio di Bologna (Carisbo);
- Rendiconti mensili e trimestrali;
- Dare - Avere;
- Mandati di pagamento;
- Reversali di incasso;
- Bollettari di esazione;
- Registri Iva degli acquisti;
- Conti correnti e titoli bancari;
- Contributi, oblazioni e sottoscrizioni;
- Quote sui diritti della Società italiana autori ed editori (Siae);
- Eredità;
- Donazioni;
- Inventari generali.
A queste serie seguono le due sezioni Patrimonio immobile e Progetti e lavori, relative rispettivamente al patrimonio immobile alienabile di proprietà della Casa, tra cui anche la serie di documentazione riferibile al teatro delle Celebrazioni, e ai lavori e progetti per la costruzione, la ristrutturazione e la manutenzione della sede della Casa Lyda Borelli.
Alle bb. ed ai fascc. è stato attribuito un numero di corda progressivo che riparte da 1 per ciascuna delle sezioni e delle serie, tranne per alcuni casi che sono stati opportunamente segnalati. La sporadica presenza di una segnatura archivistica originaria non è stata indicata in quanto non riportata sistematicamente sull'intera documentazione e non funzionale alla ricostruzione di un ordinamento originario, in assenza, tra l'altro, di strumenti di corredo coevi.

La documentazione è conservata da:

Fondazione Casa Lyda Borelli per artisti e operatori dello spettacolo

La documentazione è stata prodotta da:

Casa Lyda Borelli per artisti e operatori dello spettacolo

Redazione e revisione:

Redatta in xDams , 31-03-2008 - 27/06/2014

Bibliografia:

M. Cozzi, Prigionieri del sogno?Storia della casa di riposo Lyda Borelli, . (tesi di laurea in Museologia, relatore prof.ssa Marinella Pigozzi, correlatore Federica Rossi, Università degli studi di Bologna, a.a. 2006-2007)
F. Rossi, Il teatro sugli scaffali. Genesi e storia di una biblioteca specialistica (1931-2009), . (tesi di dottorato, relatore prof. Gian Mario Anselmi, correlatore prof.ssa Maria Gioia Tavoni, Università degli studi di Bologna, a. a. 2009-2010)