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Gerarchia:

Archivio dell'Istituto di cura e riposo Giovanni XXIII e opere pie annesse » Carteggio ed atti classificati

Denominazione:

Carteggio ed atti classificati

Tipologia:

sezione

Data:

1861 - 1988

Note alla data:

con docc. dal 1642 e al 1989.

Consistenza:

20 regg., 793 bb.

Descrizione:

La documentazione è conservata presso l'Archivio di Stato di Bologna (ASBo) e presso l'Azienda pubblica di servizi alla persona (Asp) Giovanni XXIII.
La sezione "Carteggio ed atti classificati" si compone delle seguenti serie, afferenti alle diverse opere pie amministrate dall'ente:
- Ricovero, Spedale Abbandonati, Istituto di Mendicità;
- Orfanotrofio di S. Leonardo;
- Ospizio dei Vecchi Settuagenari di S. Giuseppe;
- Eredità Ferrarini;
- Eredità Zamboni;
- Patrimonio ex gesuitico;
- Opera pia conte Cesare Mattei.
All'interno di ogni serie la documentazione è ordinata secondo una comune "Tabella descrittiva dell'ordinamento dell'archivio", adottata con il "Regolamento generale d'amministrazione" nel 1892 e costituita da otto titoli, a loro volta organizzati in rubriche.
I fascicoli corrispondenti alle rubriche e ai titoli non venivano chiusi alla fine dell'anno, ma continuavano ad essere incrementati anche gli anni successivi, determinando un'organizzazione del carteggio per "serie aperte".
La documentazione, protocollata e classificata secondo la tabella descrittiva adottata nel 1892, è organizzata per fascicoli che trovano rispondenza nei corrispondenti repertori dei fascicoli, aggiornati fino agli anni '50 del XX sec.
La maggior parte dei documenti sono contrassegnati con timbro di protocollo nel quale sono riportati i seguenti dati:
- denominazione esplicita dell'Istituto cui il documento si riferisce (es. Orfanotrofio S. Leonardo);
- numero di protocollo (con numerazione unica annuale per tutte le serie che compongono il carteggio);
- datazione;
- indice di classificazione.
Negli atti più antichi l'identificazione dell'Istituto è segnalata tramite l'apposizione di una sigla numerica o alfabetica in luogo della dicitura estesa: "1" (per "serie 1") o "R" (per "Ricovero") per Regio ricovero, ecc.

Storia archivistica:

La sezione è in gran parte conservata presso l'Archivio di stato di Bologna (ASBo), Fondo Istituto di cura e riposo Giovanni XXIII.
Presso l'archivio dell'Azienda pubblica di servizi alla persona (Asp) Giovanni XXIII è conservata documentazione del Regio ricovero Vittorio Emanuele II relativa al tit. VII ("Uffici e personale") e parte di quella relativa ai titt. I, III, IV, V, VI.

L'impostazione della struttura in cui è attualmente organizzato il materiale documentario risale al 1892, quando si scelse di riorganizzare il carteggio suddividendolo in 6 "serie", corrispondenti alle opere pie allora amministrate dal Regio ricovero di mendicità Vittorio Emanuele II, cui si aggiunse successivamente la serie relativa all'opera pia Mattei. All'interno di ogni "serie" la sedimentazione della documentazione venne regolata da una comune "Tabella descrittiva dell'ordinamento dell'archivio", costituita da otto titoli, a loro volta organizzati in rubriche (vedi "Criteri di ordinamento").

In precedenza, ovvero dal 1861, l'ordine di sedimentazione delle carte era principalmente di tipo cronologico, come risulta anche dall'esame dei registri di protocollo coevi: essi infatti presentano esclusivamente segnature che si riferiscono alle funzioni di registrazione e non prevedono l'apposizione di segni di classificazione connessi all'adozione di un titolario (quale di fatto è la tabella descrittiva a cui si è fatto cenno).
Ma la crescita della mole documentaria e l'aumentata complessità degli affari da trattare resero ben presto necessaria una riorganizzazione del carteggio secondo un modello più razionale ed efficiente.
Perciò nel periodo a cavallo fra gli anni '80 e 90 del XIX secolo venne introdotto, prima in via sperimentale, poi in via definitiva, l'uso della suddetta "Tabella descrittiva dell'ordinamento dell'archivio".
La fase di cambiamento è ben illustrata nel "Resoconto morale per gli esercizi 1886-1892" (n.d.r. ARCHIVIO DI STATO DI BOLOGNA [d'ora in poi ASBo], Istituto di cura e riposo Giovanni XXIII, Regio ricovero Vittorio Emanuele II, Serie III, b. 4, fasc. 3.), un documento redatto con periodicità quinquennale che illustra in maniera esaustiva l'attività dell'Amministrazione nei cinque anni precedenti.
Tutta la documentazione pregressa, fino ad allora archiviata in ordine cronologico, venne quindi sistematicamente classificata secondo la nuova tabella d'ordinamento e risistemata rispettando l'ordine di classificazione.
Di questa imponente opera di riordino resta traccia evidente all'interno dei registri di protocollo degli anni precedenti il 1892 nei quali, per ogni registrazione, si può notare il corrispondente segno di classificazione aggiunto a matita in un momento successivo, oppure sui documenti dello stesso periodo, i quali recano segni di classificazione, sempre a matita, generalmente apposti nell'angolo superiore destro del foglio.
Verificata l'efficacia del nuovo sistema nel corso dei cinque anni di sperimentazione, si passò quindi all'adozione definitiva dell'ordinamento secondo la tabella descrittiva, ratificata anche dal "Regolamento generale d'Amministrazione" del 1892 (n.d.r. ASBo, Istituto di cura e riposo Giovanni XXIII, Regio ricovero Vittorio Emanuele II, Serie III, b. 1, fasc. 3.).
Il carteggio così strutturato venne corredato di un efficace strumento di ricerca, quale il repertorio dei fascicoli ("Registro di classificazione"), aggiornato fino agli anni '40-'50 del Novecento.

Note storico amministrative
Il "Regolamento generale d'amministrazione" del 1892 (n.d.r. ARCHIVIO DI STATO DI BOLOGNA, Istituto di cura e riposo Giovanni XXIII, Regio ricovero Vittorio Emanuele II, Serie III, b. 1, fasc. 3.) prevedeva che la sezione "Protocollo, archivio, spedizione", dipendente dall'ufficio di segreteria, venisse seguita da un solo impiegato detto "archivista-protocollista" (art. 135). Egli aveva il compito, fra gli altri, di protocollare e classificare la corrispondenza ufficiale, di compilare il registro di protocollo e di tenere aggiornato i repertori dei fascicoli, denominati "registri di classificazione" (artt. 139).

Criteri di ordinamento:

Si riporta di seguito il testo integrale della "Tabella descrittiva dell'ordinamento dell'archivio" allegata al "Regolamento generale d'amministrazione" approvato nel 1892.
Tabella descrittiva dell'ordinamento dell'Archivio del R. Ricovero ed Opere Pie annesse.
Le Serie attualmente in vigore, salvo le altre che potessero in seguito sopraggiungere sono:
- "Ricovero, Spedale Abbandonati, Istituto di Mendicità".
- "Orfanotrofio di S. Leonardo".
- "Ospizio dei Vecchi Settuagenari di S. Giuseppe".
- "Eredità Ferrarini".
- "Eredità Zamboni".
- "Patrimonio ex gesuitico".
Ogni serie è suddivisa nei seguenti titoli:
Tit. I. Leggi, Statuti, Regolamenti.
Tit. II. Amministrazione.
Tit. III. Patrimonio.
Tit. IV. Gestione Amministrativa.
Tit. V. Preventivi e resoconti.
Tit. VI. Beneficenza.
Tit. VII. Uffici e personale.
Tit. VIII. Cose varie.
I Titoli si suddistingono in Rubriche e cioè:
Tit. I
Rub. 1. Leggi, Regolamenti, Circolari, istruzioni.
Rub. 2. Statuti.
Rub. 3. Regolamenti interni, ordini di servizio, ecc.
Tit. II
Rub. 1. Società dei Contribuenti.
Rub. 2. Consiglio Amministrativo.
Rub. 3. Presidenza, Direzioni.
Rub. 4. Direttori, Sezioni e Commissioni.
Rub. 5. Verifiche di cassa.
Tit. III
Rub. 1. Beni rustici.
Rub. 2. Beni urbani.
Rub. 3. Titoli pubblici.
Rub. 4. Lasciti e donazioni.
Rub. 5. Crediti.
Rub. 6. Pesi e passività.
Rub. 7. Mobiliare.
Rub. 8. Inventari.
Tit. IV
Rub. 1. Affittanza di beni rustici.
Rub. 2. Locazione di stabili urbani.
Rub. 3. Beni in economia.
Rub. 4. Elargizioni.
Rub. 5. Contributi di dozzine.
Rub. 6. Contribuzioni obbligatorie e volontarie.
Rub. 7. Introiti vari.
Rub. 8. Tasse.
Rub. 9. Assicurazioni.
Rub. 10. Forniture e somministrazioni.
Rub. 11. Spese varie.
Tit. V
Rub. 1. Preventivi annuali generali.
Rub. 2. Preventivi annuali speciali.
Rub. 3. Movimento di capitali.
Rub. 4. Resoconti annuali generali.
Rub. 5. Resoconti speciali.
Tit. VI
Rub. 1. Ammissioni volontarie dell'Amministrazione.
Rub. 2. Ammissioni dell'autorità di P. S.
Rub. 3. Dozzinati.
Rub. 4. Aziende benefiche ed erogazioni speciali.
Tit. VII
Rub. 1. Uffici.
Rub. 2. Impiegati ordinari e straordinari.
Rub. 3. Professionisti.
Rub. 4. Offerta di servizi.
Tit. VIII
Rub. 1. Statistiche.
Rub. 2. Giornali.
Rub. 3. Comunicazioni.
Da ultimo le rubriche si distinguono in fascicoli; ogni fascicolo contiene tutte le pratiche che si riferiscono a quel determinato affare, essendo le pratiche stesse descritte per numero di protocollo, data ed oggetto nel frontespizio del fascicolo stesso.
Allorchè si effettui il passaggio di qualche pratica da un fascicolo all'altro, deve essere sostituita da un foglio di richiamo che indichi il giro della pratica stessa.

Strumenti di ricerca:

Le unità archivistiche conservate presso l'Archivio di stato di Bologna sono incluse nell'inventario VI/462 (ex VI/27B), consultabile in sala di studio.

La documentazione è conservata da:

Azienda pubblica servizi alla persona (Asp) Giovanni XXIII

Persone:

Enti:

Archivio di stato (Bologna)
Azienda pubblica di servizi alla persona Giovanni XXIII
Orfanotrofio S. Leonardo
Ospizio dei vecchi settuagenari di S. Giuseppe
Pia casa di ricovero (Bologna)
Regio Ricovero di mendicità Vittorio Emanuele II
Spedale degli abbandonati

Redazione e revisione:

Redatta in xDams , 23/01/2012 - 18/09/2013